自治会での個人情報の取り扱いについて

個人情報を集める前

個人情報の利用目的をあらかじめ特定

自治会会員名簿等を作成するにあたり、利用目的と収集する個人情報の内容を明確にする必要があります。

例えば、利用目的は、「自治会の管理運営のため」「親睦を目的とした連絡のため」「緊急時の安否確認のため」など。

＊利用目的のほか、管理・運用方法に関して、会員と相談し、あらかじめ取扱いルールを決めておくことが望ましいです。　また、定めたルールは総会や回覧板などで全員に周知しましょう。

個人情報を集めるとき

本人から書面で個人情報を取得する場合には、本人に対して利用目的を明示

個人情報は、本人から収集するのが原則です。そのためには、会員に名簿等の利用目的を知らせ、同意を得たうえで情報の提供をしてもらうことが必要です。

＊取得の際、「封筒」を利用して他の人にも見られず提出できるようにするなどの配慮も検討してください。

＊本人の同意が得られない場合は、名簿に載せないなどの対応が必要ですが、一部の項目（氏名のみなど）の同意が得られた場合は、その項目だけ載せることができます。

個人情報を利用するとき

情報を収集した際に伝えた利用目的の範囲内で活用

名簿等の情報は、情報を収集した際に伝えた利用目的の範囲内で活用してください。

＊会員にも適正に取扱ってもらうため、配付する際は取扱いの注意事項を記載するなどの工夫も検討してください。

個人情報を保管しているとき

集めた個人情報の漏洩防止のために適切な措置を講じる

個人情報の盗難・紛失等の内容に適切に管理する必要があります。

＊会員に対しても盗難や紛失などの注意を呼びかけることも必要です。

集めた個人情報について情報公開や訂正等の対応

本人から開示等の請求があった場合はこれに対応する必要があります。

また、訂正等に関する問い合わせ先を記載し、本人から内容の訂正を求められた場合は適切に対応する必要があります。

第三者へ個人情報を提供するとき

本人以外の者に個人情報を提供する場合は、あらかじめ本人の同意を得る

「個人情報を集めるとき」の欄でも記載していますが、本人以外の者（第三者）へ個人情報を提供する場合、あらかじめ利用目的・内容を含めて同意を得ることが必要です。

＊ただし、以下は同意を得なくても会員以外に名簿を提供でます。

・生命、財産を守る場合

・委託先に提供する場合（名簿を印刷会社に委託する場合等）　　　※ただし、委託先をしっかりと選定し、個人情報の適切な管理について確認が必要です。

・警察からの照会

・災害時の安否確認

・その他、法令に基づく場合

提供先などを記録し一定期間保管する

いつだれにどんな提供をおこなったかを記録し原則3年間保管することが必要です。

＊提供を受けた場合も同様です。