素朴な疑問集2．「行政編」

【疑問1】なぜ、行政のたらい回しは、起きるのですか？

【回答】行政に対する不満の一つとしてよく挙げられる「たらい回し」は、行政が事務を効率的に進めるために、各部署の仕事の範囲をあらかじめ決定した「縦割り」の組織形態をとったために、起こるものです。このため、新しい事柄や複数の部署に関係する事柄など、どの部署が対応するのが一番よいのかはっきりしない事柄の場合、「たらい回し」を引き起こしてしまう場合があるのです。そこで、相談したい事柄が、どの部署が対応するのか分からない場合には、市民公益活動支援や協働推進を担当する市民自治振興課に一度相談してみてはどうでしょうか。ちなみに、専門の担当課に相談等に行くときには、次のような準備をしておくと、よりスムーズで的確な対応が期待できます。（1）あらかじめ、「和歌山市の組織案内」などをホームページ等で確認し、関連すると思われる部署を把握する。（2）提案内容の概要をまとめた簡単な資料を用意する。

【疑問2】行政の意思決定に時間がかかるのは、なぜですか？

【回答】行政の対応は、時として、手続きが面倒で時間がかかったり、杓子定規的であったりで、不愉快な思いをする場合があると思います。しかし、行政と協働事業を実施したいと考えるのであれば、こういったことを単に批判するだけではなく、なぜ起こるのか、その背景を知っておくと物事を円滑に進めることができるようになると思います。地方公務員の服務規程には、公平であること、法令や上司の職務上の命令に従うこと、信用を失墜してはいけないことなどが、定められています。こういったことを過剰に意識してしまうと「お役所仕事」に陥ることが考えられます。例えば、公平・平等を担保するために、「この対応は、規則の範囲を越え、特定の人に対して便宜を図ることにならないか｡」と考えることが、結果として杓子定規的になる、などというような場合です。先ほどもありましたが、和歌山市の基本的な組織構成は、局→部→課→班となっています。ある日、ある市民公益活動団体がA課に協働事業の企画を提案したとします。最初に対応するのは、班の中の担当者となります。担当者は班をまとめる班長に提案内容を報告し、対応の方向を話し合います。班長は、その結果を副課長や課長に伝え協議し、複数の課に及ぶ事項などの複雑な案件である場合は、関係する課や、さらに、部長や局長と協議することがあります。こうして、A課としての対応の方向性が決まります。言い換えれば、担当者との協議は始めの一歩であり、組織としての合意には、どうしても手間と時間がかかってしまうのです。

【疑問3】行政には、なぜ異動があるのですか？

【回答】どこの地方公共団体もそうですが、職員は通常数年に1回、人事異動で他の所属に移ります。管理職になると、さらに短期間で異動する場合もあります。また、異動は、部局を越えて実施されることもあり、それまでと全く異なる仕事を担当することもあります。このように定期的に異動を行うことは、様々な業務を経験させることで幅広い知識や視野を身に付けさせたり、特定者との癒着を防止したりといった意味を持ちます。ただ、時間をかけて相互理解を深め協働事業を軌道に乗せた後、担当職員が異動することで一から関係を作り直さなければならないというように、人事異動が協働事業の継続性を妨げる要因になることがあります。このような事態を防ぐためにも、互いに合意した重要な事項は、その都度文書に残して、共有することが大切です。また、行政職員は、人事異動の際には新たな担当者との間で必ず業務の引継ぎを行うので、こうした文書があれば、円滑な引継ぎが期待できます。さらに慎重を期すなら、異動の時期（一般的には、4月1日）に、担当者や管理職などの後任者への引継ぎが十分行われるよう、念を押しておきましょう。

【疑問4】会話より文書で企画提案した方がいいのですか？

【回答】前述したとおり、和歌山市の組織は、基本的には、「局→部→課→班」となっています。組織として決定する場合には、この各段階の職員が関わる上に、場合によっては、財政担当など直接事業と関係のない課等の職員が加わることもあります。また、市としての意思決定を行う場合には、行政の決定が住民に何らかの影響を与える可能性があることから、意思決定には慎重さが求められます。そのため、文書によって各段階における審査及び決裁責任者の最終的な決定が必要です。この審査を経る段階で誰かから疑問が出されると、その度に担当の職員が説明します。複雑なケースでは、決定に関わるすべての職員の疑問が解消されるまで、多くの時間がかかってしまうこともあります。したがって、この過程をスムーズに進めるためにも、協働事業の提案を行う時には、担当者の参考資料ともなる文書で行った方が良いでしょう。また、この際には、書類の作り方も重要になります。理想的な書類は、一目で概要が理解できるものです。例えば、明快な見出しや図解で整理された書類は、イメージを一気につかむことができます。さらに、書かれたことを裏付ける的確な資料を添付すれば、書類の信頼性が高まると思います。

【疑問5】企画提案するなら、いつのタイミングがいいですか？

【回答】行政の翌年度の予算の検討は、かなり早い時期から始まるので、行政の予算が必要な協働事業を企画提案するのであれば、遅くとも事業実施の前年度8月頃までに、企画の内容を担当課と煮詰める必要があります。特に、今まで行政がしてこなかった新たな事業を提案する場合、9月頃にはある程度の課の事業の方向性が固まるので、タイミングとしては遅く、開始可能な時期が翌々年度まで持ち越される可能性が高くなります。したがって、新しい事業の提案を行うのであれば、年度が始まった直後は忙しいので、少し落ち着く4月下旬ぐらいから、企画提案に行くと良いと思います。